ระบบ MIS สำหรับองค์กร

ระบบ Management Information System สำหรับองค์กรที่ต้องจัดการข้อมูลภายในทั้งหมดในที่เดียว — ข้อมูลบุคลากร ข้อมูลทรัพย์สิน และข้อมูลการดำเนินงานอื่น ๆ ขององค์กร

โจทย์

องค์กรมีงานที่ต้องผ่านการอนุมัติหลายประเภท ซึ่งเดิมแยกจัดเก็บอยู่คนละระบบ ส่งผลให้ข้อมูลบุคลากรและสิทธิ์การเข้าถึงซ้ำซ้อนกัน การเพิ่มพนักงานหนึ่งรายต้อง ดำเนินการในหลายระบบ และไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเรื่องที่ยื่นไปค้างอยู่ที่ผู้ใด

วิธีแก้

แยกระบบออกเป็นสองชั้น

ระบบแกน ถือข้อมูลกลางที่ทุกอย่างต้องใช้ร่วมกัน — ตัวตนผู้ใช้ สิทธิ์การเข้าถึง ข้อมูลหลักขององค์กร การกำหนดเส้นทางการอนุมัติ และการแจ้งเตือน

ระบบงานที่เชื่อมต่อเข้ากับระบบแกน แต่ละระบบจัดเก็บข้อมูลเฉพาะของตนเอง และเรียกใช้ระบบแกนเพื่อตรวจสอบตัวตนและสิทธิ์ของผู้ใช้งาน รวมถึงการส่งการแจ้งเตือน โดยการเรียกใช้เพียงจุดเดียวจะกระจายการแจ้งเตือนออกทั้งภายในระบบ LINE และอีเมล

ผลลัพธ์

ต่อ application เพิ่มได้โดยไม่ต้องแก้ระบบแกน — ยืม-คืนอุปกรณ์ · จองห้อง · จองรถ · ฟอร์มออนไลน์พร้อมกำหนดเส้นทางการอนุมัติ และออกเอกสาร Word อัตโนมัติ · จัดการโครงการและงบประมาณ · ประเมินผลบุคลากร

ประเด็นทางเทคนิคที่มีความซับซ้อนเป็นพิเศษในระบบนี้ ได้แก่ การซิงโครไนซ์รายการที่ได้รับ อนุมัติแล้วไปยังปฏิทิน Outlook/Microsoft 365 การนำเข้าตารางการใช้ห้องแบบซ้ำต่อเนื่อง ทั้งภาคเรียนจากไฟล์ Excel และการยกเลิกคำขอที่ค้างพิจารณาโดยอัตโนมัติ พร้อมแจ้งผู้ยื่นคำขอทางอีเมล

ปัจจุบันระบบยังคงมีผู้ใช้งานและมีการปรับปรุงเวอร์ชันใหม่อย่างต่อเนื่อง